Voorkom deze veel gemaakte lustrumreis inschattingsfout
Table of Contents
Lief ASC dispuut. Als eigenaren van lustrumreisbureau’s Lustrumfiesta & Lustrumguru, krijgen wij vele lustrumreisverzoeken onder onze neus. Als reünisten van onze mooie vereniging, willen wij jullie enorm graag behouden voor een veel gemaakte inschattingsfout tijdens het plannen & organiseren van de hedendaagse lustrumreis. Er is namelijk een trend van de laatste jaren binnen het ASC/AVSV, waar de reizen steeds verder weg gaan: Van Bangkok naar Rio, van Bali naar Cancun. Absoluut helemaal niks mis mee. Sterker nog, we love it! Dream big. Aim for the sky. Organiseer de allerleipste lustrumreis in de geschiedenis van het ASC/AVSV voor jouw dispuut!
Maar pas op voor de valkuil waar (te) veel disputen intuinen. De valkuil waardoor je achteraf terug zult kijken op jouw lustrumreis en toch zult denken van: hmm, jammer, dat hadden we eigenlijk anders moeten aanpakken. Wat is dan die valkuil? Een simpele planning & inschattingsfout, waar de luco vaak niet kan, of durft op terug te komen.
Wat gaat er mis? Doordat disputen vooraf niet goed hebben nagedacht over het onderwerp van deze blog. Het idee om een verre lustrumreis, buiten Europa, midden in je lustrum te proppen en er maar 4 tot 6 dagen voor uit te trekken, is namelijk namelijk niet echt een goed idee!
Het is namelijk niet echt mogelijk op een fijne, prijsvriendelijke & efficiënte manier. Door de korte reis, lange reistijd en relatief hoge kosten per dag ben je eigenlijk een beetje het geld & tijd van je dispuut aan het verbranden. Maar het ergste nog; je gooit de kans op een legendarische lustrumreis zo in de prullenbak.
Als je jouw lustrumreis of -datum al hebt gepland, maak je geen zorgen, het wordt echt wel leuk. Maar, wij zijn er van overtuigd dat het nog een stuk beter kan, mits je de juiste stappen onderneemt!
Ons advies; wil je de reis in het midden van je lustrum plaats laten vinden? Ga dan niet te ver weg. Maar eigenlijk zeggen we: Ga WEL ver weg, just plan it better. Ben je nieuwsgierig hoe dit zit en hoe je het dan wel aan dient te pakken? Lees dan deze speciale ASC/AVSVS dispuutslustrum blog, waarbij wij als ervaren lustrumreis organisatoren (maar ook als oud bestuur & luco en dus ook in jullie schoenen gestaan hebben), jullie de juiste tips & tools geven om de veel gemaakte inschattingsfout te voorkomen en de sickste reis te organiseren.
Traditionele ASC/AVSV lustrum versus verre reis trend
Vroeger, toen was alles beter. NOT. Ook wij hadden een lustrum van 10 dagen, waarbij we een lustrumreis van 3 dagen in Europa hadden, de rest van het programma speelde zich af in Nederland. In de herfst van 2011 zaten we met 60 man in oktober 2 nachten in Praag. Ja, we hebben gelachen. Ja, we waren dronken. En ja, er werd flink gelustreerd!
Het verschil met het ASC/AVSV lustrum van vandaag? Het lustrum duurt vaak nog steeds 10 dagen. De reis is iets langer, zeg 5 a 6 dagen. Maar men wil, begrijpelijk natuurlijk, zo ver weg mogelijk, naar een bijzonder, exotisch oord. Brasil, Colombia, Mexico en Bali. Stuk voor stuk ge-wel-dige plekken en ik zou jullie zeker aanraden om een van deze plekken uit te kiezen voor je lustrumreis.
Maar we raden je af om dit met een duur vliegticket in 5 a 6 dagen te proppen en zo gelijk je halve lustrumbudget er door heen te jagen voor een reis die in potentie veel leiper kan zijn! Ga ook eens zeker in gesprek met luco’s die al kort en ver weg zijn geweest om te vragen naar hun ervaringen en wat zij een volgende keer anders zouden doen.
Het is dus tijd voor vernieuwing. Het ASC/AVSV lustrum dient zicht verder te evolueren, waarbij de exotische reis tot in perfectie wordt gepland en de leden van het dispuut met een verliefd gevoel nog jarenlang terugkrijgen op deze extatische ervaring. In plaats van; “we moesten godverdomme 2 keer 18 uur in het vliegtuig zitten, we waren maar 2 hele dagen op locatie, het programma was veel te druk en er was geen budget voor een leuke accommodatie.”
Nou, we got you guys. Sit back and read well! Mocht je deze lap tekst niet willen lezen? Scroll dan door naar de main take-aways, zodat ook jij luie lezer een fantastisch lustrum neer kan zetten.
Aanstellen van de luco & (deels) weggooien draaiboek
We begrijpen het. Het is spannend (en vooral leuk natuurlijk) om een lustrum te organiseren met een budget van 100k tot 200k. Die irritante reünisten zonder leven die zich er mee willen bemoeien en het op ‘hun’ manier willen, want zo hebben “we het altijd gedaan”. Traditie! Eer! Wat een gelul man.
Het belangrijkste is dat jullie beseffen dat het jullie lustrum (en leven) is en dat jullie bepalen hoe dit gevierd gaat worden. Wil jij de XVI luco zijn die precies het zelfde riedeltje afgaat? Of durven jullie te disrupten? Zie het lustrum als jullie eigen speeltuin en bouw hem zo als in jullie stoutste lustrumdromen. Ons advies: neem de goede dingen, de dingen die je leuk vindt, over van de vorige luco. De rest gooi je gewoon in de de prullenbak!
Lustrumplanning kwaal. Voorkomen of verzachten?
Wanneer een ASC/AVSV luco bij ons aankomt, is het kwaad vaak al geschied. Why? Ze hebben de lustrumdata al helemaal vast staan, misschien zelfs al gecommuniceerd naar de leden & reunisten. Vanaf het heren/dames diner tot aan het gala, vanaf de opening tot aan de lustrumreis. Het staat vast, je kan/wil het niet meer veranderen. Dat is jammer, want daar vervliegt wellicht je kans op de meest legendarische lustrumreis ooit!
Hoe los je dit op? Bedenk eerst wat voor soort reis je wilt, voordat je ook maar iets gaat vastleggen. Doe bijv. een enquête bij het dispuut. Vraag wat iedereen wil. Waar heen? Hoe lang? Co-creëer het concept voor jouw droomreis en plan er de rest van je lustrum omheen. Het grootste deel van je begroting gaat tenslotte naar de reis, right?! Het is de kers, slagroom en de vulling van jullie lustrumtaart!
Why een verre reis van 5 a 6 dagen geen goed idee is
Reisduur: Je reist een flink eind om 5 dagen op 1 plek te zitten, vaak een stad. Je zit zo enkel 10 tot 20 uur (bij overstap) in het vliegtuig. Als je naar het westen (Latijns-Amerika) vliegt haal je een (halve) dag in, maar als je naar het oosten (Azië) vliegt zit je zo overnight in het vliegtuig en verlies je een extra dag. Met airport transfers & wachten erbij ben je retour zo 30 tot 50 uur onderweg, van de 120 – 150 uur die je beschikbaar hebt voor je lustrumreis. Ja, je kan films kijken en onbeperkt zuipen in het vliegtuig, maar wil je relatief zoveel tijd van je lustrum(reis) onderweg zijn? Als je deze afstand gaat afleggen, kan je dus beter langer op locatie blijven, dan valt het relatief mee en heb je meer tijd om te genieten!
Jetlag: Onderschat de Jetlag van vliegen naar het oosten niet (terug naar huis). Heb jij zin om tijdens je gala of herendiner om al rond 11 uur aan tafel in slaap te vallen? Het is echt heel lastig om de hele dag wakker te blijven! Nog een reden om je lustrumreis los te trekken van de rest van de programmering!
Intercontinentale vluchten zijn niet goedkoop (maar wel een stuk voordeliger als je flexibel bent). Voor een grote groep dien je een groepsofferte aan te vragen. Je denkt waarschijnlijk; heujjjj, groepskorting! Maar nee, zo werkt het niet. Een vliegtuig heeft een bepaald aantal stoelen in bepaalde prijsklasse en hoe meer je eraf neemt, vaak hoe duurder het wordt. Je bent dus zo 600-800 euro of meer kwijt aan je intercontinentale vlucht. Als je vastzit aan je lustrumreisdata, heb je ook geen speling qua data, waardoor je het zal moeten doen met de vluchten op jouw specifieke data, het kan je letterlijk honderden euro’s per persoon schelen, als je wel flexibiliteit hebt.
Risico: Wat als er om wat voor reden dan ook je vliegtuig op de terugweg niet vliegt, vertraagd is of jij je aansluiting mist? Terwijl jullie het heren of dames diner of gala gepland hebben? Precies, dit is enorm stressvol en als het gebeurt, is de schade enorm. Dit wil je ten alle tijden voorkomen! Nog een reden om je lustrumreis los te trekken van de rest van de programmering!
Kostenconcentratie: doordat je alles in 5 a 6 dagen propt heb je een hoge kosten per dag concentratie. Het grootste deel van de kosten is je intercontinentale vliegticket. En dan moet je nog hotels, gidsen, tours, et cetera er bij optellen. Dan ben je dus voor 5 a 6 dagen, waarvan je 2 dagen onderweg bent puur in het vliegtuig, zo 1300 tot 1500 euro verder. Dan heb je het over 300 euro per dag. En nee, dan slaap je waarschijnlijk niet in luxe hotels en moet je op locatie ook nog eens pegels uitgeven. Ver weg & kort reizen, is per dag relatief heel erg duur. Maar wat als je 5 extra vrije dagen te besteden hebt op het strand, in een vette stad of een andere toffe plek? Dat hoeft niet veel extra te kosten. Je lustrumreis wordt dus niet veel duurder, maar wel veel vetter, langer en ontspannender. En dus memorabeler in positieve zin.
Beperkte mogelijkheden: Met 5 dagen beperk je jezelf tot 1 plek, maximaal 2. Vaak is dit een grote stad of een kleine omgeving. Een lustrumreis kan juist enorm mooi zijn door haar veelzijdigheid: Strand, natuur, cultuur en natuurlijk fiestas. Gun jezelf meer tijd om zo het 10 dubbele uit je lustrumreis te halen. Gun jezelf de tijd om echt te genieten van een dik, langduriger avontuur, waar jullie al die jaren samen zo hard voor gespaard hebt
Neem een voorbeeld aan disputen van andere verenigingen
I know. Wij ASC/AVSV ers zijn trots, een tikkeltje arrogant en denken dat wij on top of the food chain staan. En misschien is dit ook wel een beetje zo. Maar qua lustrumreizen loopt onze vereniging nog een beetje achter op andere verenigingen. Tijd om dit te veranderen en learnings te trekken uit hoe andere verenigingen dit nou aanpakken. We hebben simpele, maar echt hele vette lustrumreizen vanaf 7-10 dagen verkocht, exclusief vliegticket (vaak rond de 550 a 650 euro), met een landpakket al vanaf 400/500 euro p.p.. We hebben ook hele dikke lustrumreizen van 15 dagen georganiseerd voor 1000-1300 euro, exclusief vliegticket (vaak rond de 600 a 700 euro), waar disputen onder andere in mooie villa’s tukten en een mooi gevuld & gevarieerd programma hadden. Er is dus echt heel veel meer mogelijk met het budget dan wat er nu gedaan wordt! Wij zijn in ieder geval super flexibel en kunnen voor elke prijs een mooi programme samenstellen.
Kijk bijv. eens naar onze buurman in Amsterdam, LANX. Wij hebbent al heel veel disputen van hen langs gehad in Latijns-Amerika, in bijv. Nicaragua, Guatemala, Belize, Mexico, Colombia & Honduras. Vaak hebben zij een budget van tussen de 1000 en 1500 euro. Eigenlijk dus hetzelfde als ASC/AVSV disputen tegenwoordig. Het grote verschil? Zij nemen de tijd en stellen zich flexibel op. Daardoor vinden zij betaalbare vliegtickets, hebben ze een langere reis van 10 a 12 dagen en dus vaak voor dezelfde prijs, of zelfs voor minder!
praktische tips
- Trek je lustrumreis los van je lustrumweek in Nederland. Waarom moet het perse in een reeks?! Zie stukje oude draaiboek in de prullenbak.
- Organiseer je lustrumreis in een andere semester dan de rest van je lustrumviering. Zo spreid je niet allen de fun over een langere periode, maar je kan ook meer colleges missen, daardoor aanzienlijk langer op reis en evt. de kostendruk uitsmeren over het jaar.
- Stel je flexibel op qua data. Prik dus nog GEEN vaste data voor je lustrumreis. Dat is echt een van de grootste fouten die je kan maken. Ik neem aan dat als je zelf een verre reis plant, je vrijwel altijd op flexibele vliegdata zoekt (3 dagen eerder/later), right? Nou dit is PRECIES hetzelfde. Dit kan jouw lustrumreis maken of breken. Vliegtickets komen in de regel 11 maanden voor aanvang van de reis vrij. Je kan dus wel al een periode / maand kiezen en zo’n 11 a 10 maanden van tevoren, zoek je de beste / goedkoopste tickets en dan pas leg je de data van je lustrumreis vast. Voorbeeld; wij willen met 50 gasten/chicks op reis tussen 10 en 30 maart, liefst 9 nachten op locatie, maar als het veel scheelt is 8 of 10 nachten ook okay. Onze voorkeur heeft Mexico, Brazilië en Nicaragua. BAM, de lekkere ticketprijzen zullen binnenstromen.
- Vraag eens bij je vriendjes/vriendinnetjes van Lanx hoe zij het aanpakken en mogelijk maken!
goed verhaal. lekker kort. SMV AUB!
- Zorg als bestuur, dat het in de cultuur van het dispuut zit, dat de luco deze learnings vanaf moment 1 (vraagactie) meeneemt in de planning van het gehele lustrum. Doe je dit niet, is de kans klein dat je de veelgemaakte fout nog kan herstellen. Als de data vast staan, kunnen wij dit verhaal wel vertellen, maar dan voelt de luco zich alleen maar lullig, want ze kunnen het toch niet meer veranderen (al kan dat natuurlijk altijd, als je maar stevig genoeg in je schoenen staat en daadkrachtig durft te zijn).
- Doe niet op de automatische piloot wat voorgaande luco’s deden of andere disputen. Denk zelf na, maar nog belangrijker: durf gvd zelf te dromen en deze droom na te jagen.
- Probeer te begrijpen dat de traditionele lustrumweek met reis erin, niet samengaat met de trend van verre, exotische reizen, buiten Europa.
- Een verre dispuutsreis moet je eigenlijk niet in je lustrumweek/periode proppen. Dat gaat ten koste van je budget, van je tijd, van je programm a in Nederland en ook je verre reis zal niet optimaal zijn. Te veel tijd in het vliegtuig, te weinig mogelijkheden op locatie, weinig value for money. Je bent echt het geld van het hele dispuut aan het verbranden. Bovendien kom je thuis met een dikke jetlag en als je problemen met je vluchten hebt missen jullie je eigen herendiner of gala. Wil je de reis wel in je lustrum? Beperk je dan tot vluchten van maximaal 1 tot 4 uur, zonder overstap. Denk aan plekken in Europa of het Midden-Oosten.
- Wat moet je wel doen? Trek meer tijd uit voor je lustrumreis. Organiseer het in een ander blok of semester dan de rest van het lustrum. Houdt de reisdata flexibel totdat je een betaalbaar vliegticket hebt.
- Als je ons advies volgt, kan je langer en leuker op reis voor hetzelfde, of zelfs voor een kleiner budget.
- Laat je ontzorgen/verwennen door een goede reisorganisatie, die verstand van zaken op locatie heeft. Ga zo vroeg mogelijk in gesprek, zodat je een idee van de mogelijkheden, prijzen en tijdlijn hebt. Met deze info kan je een goede en realistische begroting en planning voor de reis en het lustrum neerzetten in plaats van andersom (een planning/begroting maken zonder eerst info in te winnen).
Nog puf over? Wie zijn wij eigenlijk?
Een beetje context: Zelf zijn wij, Sascha en Jelle, ook lid geweest bij het ASC/AVSV (SIRIUS 08 & 09) Samen met 2 andere vrienden en een leuk team van reünisten uit verschillende steden runnen wij lustrumreis organisaties Lustrumfiesta & Lustrumguru. We zijn 2015 begonnen aan ons avontuur en sindsdien wonen & werken we vooral vanuit Latijns-Amerika en inmiddels ook vanuit andere plekken in de wereld. Ik schrijf deze blog bijvoorbeeld vanuit Guatemala, terwijl mijn collega’s in Colombia en Mexico zitten. Eerder dit jaar zaten we in Brazilië, Portugal, Kroatië, Albanie, Montenegro, Italie en nog een aantal andere landen. Zelf zijn wij back in the days ook bestuur en luco geweest, dus we hebben ook in jullie schoenen gestaan. Inmiddels hebben we ruim 5 jaar lustrumreisbureau ervaring zijn we inmiddels bijna 500 verkochte lustrumreizen verder.
Wat mooi is, is dat wij het lustrum(reis) proces aan beide kanten ervaren hebben, vanuit het dispuut als luco/bestuur en inmiddels veel vaker vanuit reisbureau perspectief. We organiseren reizen voor clubs en disputen uit heel Nederland, van Groningen tot aan Amsterdam tot aan Maastricht. Elke vereniging heeft weer zijn eigen smaak & voorkeuren betreffende het organiseren van een lustrum en lustrumreis. We hebben ook vele losse jaren van disputen en luco’s, commissies en senaten van het ASC/AVSV op mooie reizen gestuurd. Onder andere Thalia, Homerus, Beaufort, Penelope, Idefix, Osiris, Fiore, Odoleh, Audentes, Vivat, Oktopus en een aantal andere reizen die onder andere verplaatst zijn vanwege corona. Vraag dus ook zeker eens rond voor referenties. Wij hebben enorm veel geleerd de afgelopen jaren en we willen als mede-ASC/AVSVers jullie graag wat tips & best practices meegeven voor het organiseren van je optimale lustrumreis.
Andere zaken om rekening mee te houden
Hier nog een lijstje van zaken waar jullie rekening mee dienen te houden, bij het plannen van jullie lustrum en lustrumreis:
- Budget / spaarplan / financieel: aan wat voor budgetten moet je denken bij het plannen van je reis?
- Wat wil iedereen? Inventariseer in de groep d.m.v. een enquête wat iedereen wilt. Wij kunnen jullie helpen de juiste vragen te stellen!
- Vliegtickets; wanneer deze te kopen, aan te betalen, wat zijn de voorwaarden, et cetera.
- Bestemming bepalen: Waar willen jullie heen? Dat hangt af van jullie behoeftes, de seizoenen en prijzen.
- Klimaat/seizoenen; als jullie perse in een bepaalde maand willen, wil je wellicht sommige landen afstrepen vanwege het weer. Bepaalde periode’s zoals kerst of andere feestdagen zijn duurder. Je wilt liever ook niet tijdens of net na verkiezingen op lustrumreis in een land waar de boel op scherp staat.
- Reistijden: hoe lang duurt het om in het land te geraken en hoeveel tijd ben je daar nog onderweg?
- Inhoud reis samenstellen: Wat gaan jullie allemaal doen? Vette hikes, dikke fiesta’s, waanzinnige stranden, een catamaran en een mooie diner?
- Vaccinaties; wat heb je nodig, wat zijn de kosten, waar kan ik ze halen?
Visa; afhankelijk van het land waar je heen gaat, wat moet je hiervoor regelen? Zijn er kosten aan verbonden, is het makkelijk of lastig?
